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    干部人事檔案管理規定(試行)

    作者:中共北京農業職業學院委員會黨務公開網    發表時間:2017-02-09

    干部人事檔案管理規定(試行)
    第一章 總則
    第一條  為進一步加強學院干部人事檔案管理工作,切實維護檔案的嚴肅性、真實性和權威性,充分發揮檔案在選人用人中的重要作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《北京市干部人事檔案管理工作規定(試行)》等有關文件精神,結合我院干部人事檔案工作實際,制定本規定。
    第二條  干部人事檔案工作是落實從嚴治黨、從嚴管理干部要求的重要內容,是干部人事工作的重要組成部分。必須堅持公道正派、依規辦事的工作原則,實事求是、科學嚴謹的工作態度,與時俱進、改革創新的工作作風,確保干部人事檔案信息真實準確,為選好干部、配好班子提供依據。
    第三條  干部人事檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整、規范和安全。
     第二章 檔案的審核
    第四條  檔案的審核要嚴格按照干部管理權限或根據工作需要進行,主要審核內容是否真實、材料是否齊全、填寫是否規范、手續是否完備、檔案整理是否符合要求。重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份(以下簡稱“三齡二歷一身份”)等內容。
    第五條  建立完善干部任前檔案審核制度,在干部選拔任用工作中,要將檔案審核提前至動議環節。
    在干部管理權限發生變動時,對干部“三齡二歷一身份”信息進行審核,填寫《干部基本信息審核確認表》。凡發現檔案涂改、材料和信息不真實、不準確的,要立即核查,未核準前一律暫緩考察并停止任職程序。
    第六條  建立新招錄人員檔案審核制度,在決定錄用前,要對其檔案進行審核,填寫干部人事檔案審核專用《干部任免審批表》。需要說明存在問題和政策依據的,同時填寫《干部人事檔案審核認定表》。
    第七條  建立換屆考察對象檔案審核制度,對各級黨代會代表,各級單位黨組織換屆、群團換屆人選,有干部人事檔案的都要進行審核,填寫《干部人事檔案任前審核登記表》。
    第八條  建立檔案日常審核制度,要嚴格審核接收、轉出、借出歸還的檔案,發現問題及時解決。
    第三章 檔案信息的認定和使用
    第九條  對干部“三齡二歷一身份”信息的認定,要按照干部管理權限,經集體研究決定,形成組織認定材料。
    第十條  組織認定要以干部人事檔案審核有關政策為依據,對組織已有認定符合政策的,應尊重原有組織認定;不符合政策或缺少原始依據材料的,要重新認定。
    第十一條  組織人事部門在辦理干部工資、任免、考核等手續時,要依據組織認定結論核準干部信息,及時更新信息數據、確保干部信息使用的準確性。要依據組織認定結論認真核對干部的公示信息,發現有疑義的要立即查核,未核準前不得公示。認真核對干部本人向組織提供的信息,如組織認定結果與干部本人意見不一致,應以組織認定結論為準。
    第四章 檔案材料的收集和歸檔
    第十二條  檔案材料形成部門必須規范制作檔案材料,確保歸檔材料規范完整、信息真實準確。
    干部人事檔案材料采用國際標準A4紙型(297×210mm)。
    干部人事檔案材料根據材料的主要內容和用途分以下十類:
    第一類:履歷材料。主要包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。
    第二類:自傳材料;報告個人有關事項的材料。
    第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料。
    第四類:學歷學位材料;培訓材料;職業任職(資格)材料和評(聘)專業技術職稱(職務)材料;反映科研學術水平的材料。
    第五類:政審材料;更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨時間、參加工作時間等材料。主要包括干部審查和干部基本信息更改形成的材料。
    第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。
    第七類:表彰獎勵材料。
    第八類:涉紀涉法材料。
    第九類:招錄、聘用材料;任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協會議,人民團體和群眾團體代表會議,民主黨派代表會議形成的材料。
    第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。
    第十三條  檔案材料應及時歸檔,干部任免材料一般應在任免程序履行完畢后15個工作日內移交,獎懲、培訓、考核等其他材料應在形成之日起1個月內移交。符合歸檔要求的材料,必須在接收之日起1個月內歸入本人檔案,1年內要進行整理裝訂。
    第十四條  歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料,材料要齊全、對象要明確、手續要完備。歸檔材料一般不得使用復制件,對于確需用復制件的,必須在復制件上注明出處、經辦人、復制時間,并加蓋材料出具單位和干部人事關系所在單位組織人事部門公章。
    第十五條  檔案管理部門對歸檔材料進行嚴格審核,認真鑒別,發現與檔案記載不一致的,應通知材料形成部門重新制作、補辦手續,或者由組織人事部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。因年代久遠,檔案材料缺失無法補充的,須出具組織說明并歸檔。
    第十六條  檔案管理部門及時清理無須歸檔或重復多余的材料,對有保存價值的材料,可轉有關部門保存;組織不需要保存的,可退給本人;不宜退回本人的,應進行登記,經干部選任部門和檔案管理部門負責人審批同意后銷毀。
    第十七條  建立材料歸檔聯系制度,檔案管理部門對已掌握的應歸檔信息,主動與有關部門和干部本人溝通,及時收集檔案材料。
    建立檔案材料移交歸檔登記制度,材料形成部門需填寫《干部人事檔案歸檔材料審批表》,經干部選任部門和檔案管理部門負責人審批同意后方可歸檔。
    第五章 檔案的轉遞及管理范圍
    第十八條  干部管理權限變動后應及時轉遞檔案,原主管單位自接到任命文件或調動通知1個月內,將檔案轉給新主管單位。
    第十九條  完善干部檔案轉遞手續,檔案轉出須經干部選任部門和檔案管理部門負責人審批同意。檔案轉出時,填寫《干部人事檔案轉遞單》。對新報送的檔案,經干部選任部門審核把關后,轉檔案管理部門。
    在本市范圍內或向中央在京單位轉遞檔案的,必須由檔案接收單位派專人取回或由學院派專人送達;向本市外地區轉遞檔案的,可機要轉遞,嚴禁郵寄或由干部本人自帶。交接雙方應核準檔案內容和信息,辦理交接手續。
    第二十條  辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)、開除公職干部,再就業的,其檔案轉遞新單位管理;未就業的,其檔案轉遞戶籍所在地人才服務機構管理。
    受刑事處分的干部,其檔案由學院管理。刑滿釋放后再就業的,其檔案轉遞新單位管理;未就業的,其檔案轉遞戶籍所在地人才服務機構管理。
    出國不歸、失蹤、逃亡干部,其檔案由學院管理。
    第二十一條  符合檔案館接收范圍規定的死亡干部檔案由學院保存五年后,向同級檔案館移交永久保存;其他死亡干部的檔案由學院保存。
    第二十二條  干部檔案管理人員及其在本單位的直系親屬的檔案,由學院指定組織人事部門專人保管。
    第六章 檔案查借閱和流轉登記
    第二十三條  組織人事部門按照管理檔案的查借閱范圍,對不在查借閱范圍的單位以及個人不予查借閱檔案。確需查借閱的,按照隸屬關系或人事關系,由有權查借閱部門代為查借閱。任何人不得查借閱本人及其親屬的檔案。
    第二十四條  檔案查借閱的事由主要包括干部選拔任用、政治審查、組織處理、入黨、出國(境)、退(離)休 、工資待遇等組織人事工作;辦理案件;辦理社會保險、公證;經學院黨委研究決定進行的編史修志等活動。
    第二十五條   嚴格履行查借閱手續,外單位查借閱學院干部人事檔案需填寫《干部人事檔案查借閱審批表》,由查借閱單位領導審批,并加蓋其單位黨委(黨組)或組織部門公章。查借閱人員應持本人有效工作證件或介紹信。因辦理案件需查借閱干部檔案的,查借閱人員須為案件主辦單位的干部。
    第二十六條  查閱檔案應嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁擅自拍攝復制檔案內容,嚴禁涂改、圈劃、添加、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自對外公布檔案內容。檔案材料一般只能摘抄,特殊情況需要復制的,須事先在《干部人事檔案查借閱審批表》中列出需要復制的材料明細,經批準后方可復制。復制的材料須經干部人事檔案管理部門審核并辦理登記手續。檔案管理人員不負責出具任何相關證明。
    第二十七條  檔案一般不外借,因治喪、退休等特殊情況確需借出使用的,必須嚴格履行審批程序,要在借出之日起5個工作日內歸還,檔案借出期間不得橫傳直借。對借出后歸還的檔案要逐卷逐頁核對,防止檔案因外借出現涂改造假。
    第二十八條  學院內部借閱檔案應建立流轉登記制度,明確檔案流轉各環節的責任人,經手人須對每本借出檔案填寫《干部人事檔案流轉登記表》,并登記借閱說明。《干部人事檔案流轉登記表》作為檔案散材料臨時存放,檔案轉出時撤出集中保管。
    第七章 檔案的保管保護
    第二十九條  加強檔案的保管保護,根據安全保密、方便利用的原則,嚴密科學地管理檔案。
    第三十條  按照干部人事檔案管理標準建設檔案庫房,配備溫濕度控制設施、“八防”設施以及相關設備,確保檔案庫房符合有關技術要求,切實保障檔案存放安全。建立健全庫房安全管理制度,必須完善庫房安全管理、人員出入庫、檔案出入庫、檔案清點核對等制度,建立突發事件應急處置預案,保證庫房安全和正常運行。
    第三十一條  加強檔案安全保密管理,定期排查檔案失泄密風險和隱患,發現問題及時糾正,對重要問題和情況要及時向部門負責人、學院黨委負責人報告。
    嚴禁任何人私自保存檔案或應當歸檔的材料。檔案管理人員的檔案應由本處(科)室負責人保管,處(科)室負責人的檔案應由其分管領導保管,嚴禁本人保管。
    第三十二條  做好檔案及檔案裝具的統一編號和排列,檔案材料和目錄、檔案卷盒和檔案袋的樣式、規格要按照中共中央組織部關于做好文件改版及干部人事檔案有關工作的要求執行,材料載體和字跡材料須符合國家有關標準和要求。
    第三十三條  根據以防為主、防治結合的原則,減少檔案在庫房外存放的時間,采取有效措施防止檔案受到人為損壞。發現紙張破損、字跡退化等情況,要及時采取裱糊、復制等手段進行補救。 
    第八章 檔案的數字化
    第三十四條  要按照“全市統籌、嚴格管理、方便利用、安全保密”的原則,逐步建立數字檔案。開展檔案數字化工作要與上級組織人事部門溝通,做好方案制定、設備采購、檔案整理、數字化加工等工作,加強后期維護,確保信息安全。
    第三十五條  建立數字檔案閱檔室和查閱制度,對外接待一般應提供數字檔案查閱。以打印數字檔案圖片方式復制檔案材料,應注明出處并詳細登記復制情況。
    第三十六條  新接收的檔案或檔案材料,應在3個月內完成數字化,做好核查比對,確保紙質檔案與數字檔案一致。
    第三十七條  加強數字檔案安全保密管理,保密要求等同于紙質檔案,保管保護和系統使用維護等須符合相應密級的安全保密要求,采取有效措施確保數字檔案安全。采用外包方式開展檔案數字化,應嚴格審核承建單位資質,并委托第三方安全測評機構開展風險評估和檢測。
     第九章 體制機制和隊伍建設
    第三十八條  落實干部人事檔案工作責任制度,學院黨委主要負責人和分管領導對檔案工作負有領導責任。組織人事部門對檔案負有使用把關責任,發現問題要立即報告、認真核實、及時處理。檔案管理人員對檔案負有直接責任,在檔案管理各環節要嚴格制度、全程把控、不留死角。
    組織人事部門對檔案業務工作,負有監督、檢查和指導的責任。
    第三十九條  學院干部人事檔案由組織人事部門集中管理。各分院及相關職能處室各自指定一名干部檔案聯絡員,負責相關干部人事檔案收集工作。
    第四十條  學院黨委及組織人事部門要堅持標準、嚴把入口,選配政治可靠、作風正派、業務素質好、熟悉組織人事工作的中共黨員從事檔案管理工作。重視檔案管理人員隊伍建設,建立檔案管理人員良性流動和合理補充機制。
    第四十一條  檔案工作所需設備和業務經費,應列入學院預算、單獨立項,財務部門要給予支持。 
    第十章 紀律和監督
    第四十二條  實行責任追究制度,加強檔案工作全過程監督,確保檔案管理工作規范有序。
    第四十三條  嚴肅查處檔案造假行為,通過檔案造假獲取的不正當利益,經組織審查認定后,依據有關規定予以糾正、撤銷或者取消。
    第四十四條  對于各類檔案違紀行為,要依據有關規定給予黨紀政紀處理;涉及違法犯罪的,移送司法機關處理。
    第十一章 附則
    第四十五條  本規定由學院組織人事部門負責解釋。
    第四十六條  本規定自發布之日起施行。
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